МЧД стала обязательной С 1 сентября 2023 года. Работники организаций и уполномоченные представители должны использовать КЭП физлица вместе с МЧД. С электронной подписью работника юрлица разрешено работать до 1 сентября 2024 года, при условии, если её сертификат выдан до 31 августа 2023 года. Машиночитаемая доверенность при этом не нужна.

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог бумажной доверенности на подписание документов в электронном виде. Файл доверенности содержит информацию о доверителе и уполномоченном лице, а также его полномочия. Машиночитаемая доверенность (МЧД) подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя.

Почему бизнесу важно знать о МЧД

С помощью МЧД сотрудники организации могут подписывать электронные документы от лица руководителя компании. Например, для сдачи отчётности в контролирующие органы.
Применение МЧД позволяет подтверждать полномочия представителя. В совокупности машиночитаемая доверенность (МЧД) и КЭП наделяет физическое лицо полномочиями для обмена электронными документами от имени компании. С их помощью работник может:

• сдавать отчётность в государственные органы — налоговая, СФР;
• работать на государственных порталах — ЕГАИС, «Честный ЗНАК»;
• вести электронный документооборот с контрагентами;
• подписывать договоры;
• pаверять любые другие документы, как и с обычной бумажной доверенностью от руководителя организации.

Сервисы, работающие с МЧД

Преимущества использования МЧД

Главное удобство в работе с МЧД — это полный отказ от бумажных доверенностей для подписания документов и упрощение работы за счёт простого и быстрого оформления МЧД.

Безопасно

Полномочия сотрудников при выдаче машиночитаемой доверенности (МЧД) подтверждает только руководитель компании, подписывая машиночитаемый документ своей КЭП. Руководитель или уполномоченный сотрудник организации может сам отозвать выданную МЧД, например, если сотрудник уволился. Так, все полномочия находятся под вашим контролем

Не нужно посещать ФНС

Машиночитаемый формат доверенности позволяет передавать отчётность в любую инспекцию онлайн

Практично

Машиночитаемая доверенность (МЧД) может храниться в различных системах и подходит для различных порталов.

Для работы подходят информационные системы:

Операторов электронного документооборота

Федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и т.д.)

Аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ)

Головной удостоверяющий центр

Кто может оформить МЧД

Выдать машиночитаемую доверенность (МЧД) своему сотруднику может только лицо, которое вправе действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя без доверенности, то есть индивидуальный предприниматель или директор компании. В ней указывают информацию о доверителе, о лице, которому передали полномочия, его обязанности, дату составления и срок действия документа. Присваивают идентификационный номер и подписывают КЭП руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Как выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД)

Директор или сотрудник вносит данные в электронную форму доверенности в специализированном сервисе. Например, на сайте ФНС или в сервисе Астрал Доверенность. Готовую машиночитаемую доверенность (МЧД) должен подписать руководитель организации или предприниматель своей электронной подписью формата XMLDSIG. Файл, подписанный ЭП руководителя, получится в формате XML. Конкретный срок действия указывается в электронном документе, он не ограничен законодательством. Срок действия машиночитаемой доверенности может быть любой.

МЧД в ФНС

Для сдачи отчётности необходимо отправить один раз электронную доверенность в ФНС, прежде чем отправлять отчётность. Такая система практически повторяет схему использования бумажной отчётности с одним лишь отличием – процесс отправки машиночитаемой доверенности (МЧД) производится онлайн. Для работы с ФНС можно воспользоваться электронным сервисом «1С-Отчетность».
Похожий порядок работы применяется и при передаче отчётов в СФР. Перед сдачей отчёта нужно будет направить машиночитаемую доверенность в соцфонд, после чего ей присваивается номер, который указывается при сдаче отчётности. В сервисе 1С-Отчетность реализована поддержка Уведомления о предоставлении полномочий представителю (УПУП) (аналог МЧД) для СФР.