Рассказываем, обязателен ли кадровый электронный документооборот (КЭДО) и почему его следует организовать уже сейчас.

Текущие требования

Обязательным кадровый электронный документооборот пока что не является. Требовать обязательный КЭДО от работодателей власти посчитали нецелесообразным, поскольку на момент соответствующих изменений в трудовом законодательстве многие компании всё ещё вели документы в бумажном виде. Сейчас работодатель вправе самостоятельно определиться, будет ли компания переходить на КЭДО.

Если работодатель примет решение о переходе на кадровый ЭДО, ему обязательно следует оповестить сотрудников. Для подключения сотрудника к кадровому электронному документообороту необходимо его согласие. Однако оно не потребуется от работников, которые будут впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2021 года. Такие сотрудники будут подключены в обязательном порядке, если КЭДО организован в компании.

Кроме того, внедрение кадрового ЭДО работодателем может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если подавляющая часть сотрудников согласится перейти на новую систему. Расходы на оформление электронных подписей для сотрудников работодатель обязан взять на себя.

Согласно поправкам в ст. 68 ТК РФ, приказ об устройстве на работу перестал быть обязательным документом — подтверждением наличия трудовых отношений будет служить трудовой договор.

Для подписания вышеперечисленных документов работодатель может использовать только квалифицированную электронную подпись. Работнику разрешается использовать неквалифицированную ЭП.

В бумажном виде остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда.

Кадровый электронный документооборот обязателен будет так или иначе. В рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, утвержденной Правительством РФ 8 ноября 2021 года, переход работодателей на электронный кадровый документооборот будет повсеместным. Изначально ввести обязательный КЭДО по прогнозам Минтруда планировалось до 2024 года.

Действующий сейчас эксперимент по организации КЭДО перед его обязательным внедрением завершится 31 мая 2024 года, а отчёт по нему будет представлен до конца июня 2024 года.

Почему организации переходят на КЭДО

Цифровизация стала основным вектором развития в различных экономических сферах. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу сотрудников, став незаменимым и даже в некоторых случаях обязательным инструментом кадрового делопроизводства. Тем не менее какие-то организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надежности хранения и тому подобном.

Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:

• Сокращение расходов

В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдется в 5-7 раз дешевле.



• Оптимизация работы внутри предприятия

Переход на электронный документооборот позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.



• Ускорение бизнес-процессов

На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.



• Контроль над документооборотом

Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищенным каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.



• Организация новых процессов по работе с персоналом

Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.

Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.

Выводы

Пока что организация кадрового ЭДО для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель вправе самостоятельно решить, переводить ли кадровое делопроизводство в электронный вид. Однако планы правительства очевидны — КЭДО будет обязательным и это лишь вопрос времени.

Продукты по направлению

Астрал.iКЭДО

Облачный сервис кадрового делопроизводства, который предоставляет полный процесс кадрового электронного документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов.